Jeszcze kilka lat temu zorganizowanie konferencji wiązało się z wielogodzinnym przeszukiwaniem Internetu i wybieraniem ofert. Następnie wyselekcjonowane oferty należało dokładnie sprawdzić, czyli obdzwonić każdy z wybranych obiektów, by sprawdzić szczegóły jego wyposażenia. Efekt końcowy zazwyczaj i tak miał w sobie pewien element zaskoczenia, zwłaszcza jeśli odległość uniemożliwiała zrobienie wcześniej „wizji lokalnej”. Dzisiaj wszystko wygląda inaczej…
Na szczęście rozwój Internetu i postęp informacyjny sprawiły, że dzisiaj sale konferencyjne można znaleźć dosłownie w kilka minut. Wystarczy sprawdzona wyszukiwarka z dobrą bazą, prawidłowo zdefiniowane kryteria wyszukiwania i po chwili mamy do dyspozycji całą listę obiektów, gdzie można wynająć sale konferencyjne.
Jak to działa?
Wszystko za sprawą specjalnych portali internetowych, które oferują bazy obiektów tego typu. Większość z nich gromadzi informacje o salach konferencyjnych z największych miast w Polsce. Do wyboru mamy zarówno duże ośrodki biznesowe np.: Warszawa, Bydgoszcz, Olsztyn, jak również znane miejscowości turystyczne, takie jak Gdańsk, Toruń czy Wrocław. Miasta z zapleczem konferencyjnym można znaleźć w każdym zakątku Polski, więc jeśli jednym z kryteriów będzie dogodność lokalizacji, to oferowana baza będzie nam niezwykle pomocna. Najlepsze portale mają w bazie kilkaset sal konferencyjnych różnego typu i oferują również dodatkowe usługi np.: catering, rezerwację noclegów, obsługę hostess, tłumaczenia symultaniczne, czy konsekutywne. Takie rozwiązanie to duża wygoda, oszczędność czasu i pieniędzy, bo z reguły przy stałej współpracy korzystają z innych, preferencyjnych stawek i są w stanie przedstawić klientom naprawdę konkurencyjną kompleksową ofertę.
Jak to działa w praktyce? Wybierając, a potem rezerwując salę w Internecie trzeba wybrać miasto, liczbę osób, dla których jest potrzebna sala oraz jej rodzaj. Do wyboru mamy sale konferencyjne, sale typu aula, szkoleniowe oraz specjalistyczne.
Plusem jest, że bazy tego typu zawierają ośrodki nastawione na organizację konferencji. Nie ma zatem problemu z tym, by wynająć większą liczbę sal o podobnym standardzie i wyposażeniu w jednym obiekcie – mówi Magdalena Dąbrowska ekspert portalu salerezerwacje.pl.
Sala konferencyjna na miarę potrzeb!
Warto wiedzieć, że decydując się na takie rozwiązanie nie rezerwujemy przysłowiowego kota w worku. Dostajemy przecież wszelkie informacje, dzięki którym możemy znaleźć salę konferencyjną idealnie dopasowaną do naszych potrzeb. Każda sala konferencyjna posiada własną galerię zdjęć. Wraz z wyceną (cena na godzinę) otrzymujemy również informacje dotyczące wyposażenia np.: klimatyzacji, tablic suchościeralnych, TV/DVD, flipchartów. Wyszukanie najbardziej odpowiedniej lokalizacji ułatwia też krótka charakterystyka każdego obiektu uwzględniająca m.in.: odległość od centrum miasta, dworców, parking, udogodnienia dla niepełnosprawnych, windy – dodaje Magdalena Dąbrowska (salerezerwacje).
Można wprowadzić również dodatkowe kryterium, jakim są własne preferencje dotyczące ustawienia krzeseł, np.: konferencyjne, w podkowę czy teatralne, a także określić standard sali (od podstawowego do premium). Cena za te usługi jest widoczna od razu, bez żadnych ukrytych kosztów.
Rozwiązanie dla każdego
Rezerwacja sal przez Internet to bardzo przydatne narzędzie dla osób, które zajmują się organizacją eventów. W ciągu kilku minut można znaleźć typowe i specjalistyczne sale konferencyjne np.: komputerowe. Kryteria są czytelne, obejmują wszystkie zagadnienia, które są istotne przy poszukiwaniu sal na wynajem.
Łatwo można porównać ceny, zapoznać się ze standardem obiektu, zobaczyć na mapie jego położenie. Taka różnorodność ofert sprawia, że nawet dysponując ograniczonym budżetem łatwo i szybko można znaleźć odpowiednie pomieszczenia dla siebie. Plusem jest też to, że od razu pojawia się informacja o dostępności w danych dniach i godzinach. Warto podkreślić również elastyczność i wychodzenie naprzeciw potrzebom klienta. Za pośrednictwem tego typu portali mamy przecież możliwość wynajęcia sali nawet na 15 minut. W czasie trwania każdej konferencji, czy szkolenia do dyspozycji organizatorów jest zawsze pracownik serwisu, który reaguje na wszystkie nieprzewidziane sytuacje. Można powiedzieć, że jest to bardzo potrzebna dodatkowa profesjonalna para rąk do pracy. – mówi Magdalena Dąbrowska.
Każdy, kto na co dzień profesjonalnie zajmuje się organizacją konferencji, wie jak kluczowa dla powodzenia całego przedsięwzięcia jest dobra sala ze sprawną infrastrukturą, znającą swoje zadania obsługą i całym zapleczem gastronomicznym. Internet pozwala szybko znaleźć salę i idealnie dopasować ją do własnych potrzeb. Sceptyków, co do korzyści wynikających z korzystania z takiego narzędzia powinien przekonać argument, że liczba rezerwacji sal przez Internet nieustannie rośnie. W serwisie salerezerwacje.pl już ponad 60% zapytań kończy się realizacją zlecenia. Warto zatem korzystać z portali, które szukanie sali konferencyjnej, dopasowanej do naszych potrzeb, ograniczają do 5 minut.
